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Salabre

Los principales pasos que debes seguir para enviar un comunicado a la prensa

5 pasos para producir y enviar una nota de prensa

El formato más utilizado por las empresas en su relación con los medios de comunicación es la nota de prensa o comunicado. La producción de un contenido de este tipo guarda muchas similitudes con la de un post. Estos son los pasos qué debes seguir para hacerlo tanto si eres un profesional externo como si eres el responsable de la comunicación de la compañía:

1. Responde a las 6 + 1 W

Ya sea en este formato o en cualquier otro, las respuestas que debe contestar nuestra comunicación son principalmente las 6+1 W, que es como se las conoce en el argot periodístico:

  1. Qué: el motivo por el que emitimos la comunicación.
  2. Quién: en este caso generalmente será la empresa el sujeto protagonista.
  3. Cómo: la forma en que se desarrolla lo que estamos presentando.
  4. Cuándo: la mayoría de las veces utilizaremos el verbo presente.
  5. Dónde: el lugar.
  6. Por qué: cuál es la motivación.
  7. Para qué: cuál es el objetivo.

2 No olvides las claves de una redacción correcta:

  • Lo más importante al principio; el primer párrafo debe contener la información principal.
  • Incluir enlaces: equilibrio entre internos (a nuestros canales) y externos.
  • Escribir los verbos -mejor que tengan acción- en presente.
  • Utilizar el argot según el público al que nos dirigimos.
  • Evitar adverbios terminados en mente.
  • No emitir opiniones, para eso están las columnas firmadas.
  • Escrito en tercera persona; plural mayestático cuando es una declaración del algún representante
  • Controlar la repetición de palabras; utilizar sinónimos.
  • Párrafos no muy extensos (de 35 a 50 palabras) e independientes por lo que respecta al contenido.
  • Mejor prescindir de subrayados.
  • Negritas si que queremos destacar.
  • En cursiva las declaraciones y siempre entre comillas.
  • Los cargos van en minúscula y los organismos/departamentos en mayúscula.
  • Si lo enviamos a medios generalistas, explicar términos/palabras especializadas.
  • Si tiene dos páginas (no debería ser más extensa), enumerarlas y poner “sigue” al fina de la primera.
  • Si adjuntamos fotos en el envío, escribir el pie de foto a continuación de la nota.
  • En la siglas no escribir puntos entre las letras.
  • Los números deben escribirse en letras del uno al nueve y en cifras a partir del 10.

3. Respeta la estructura:

  • Titular: lo más importante, debe invitar a leer la nota sin anunciar nada que no esté explicado. Lo recomendable son unas 10 palabras
  • Subtítulo: complementa la información del título.
  • Fecha y lugar: a la derecha o al inicio del cuerpo del texto.
  • Cuerpo de la nota: formado por párrafos. El título debe explicarse en el primer párrafo. Conforme avancemos en la nota la información deberá pasar a secundaria.
  • Epígrafe: sirve para separar párrafos y aportar información sobre el siguiente.
  • Contacto: al final debemos incluir los datos de la persona a la que podrán contactar los medios para ampliar la información.
  • Imágenes: en caso de haberlas deben ir adjuntas, no insertadas en la nota.

4.  Cuida el envío a los medios:

  • Revisar varias veces la nota.
  • En el email, los destinatarios mejor en copia oculta.
  • Enviar a un email nuestro un correo test.
  • El asunto debe ser casi idéntico al titular de la nota.
  • En el mensaje agradecer a los medios su difusión.
  • Tras el envío debemos hacer seguimientos de los medios a los que la hemos enviado.
  • Mejor evitar la confirmación de recepción.

5. Mejor una una nota de prensa multicanal

Una nota de prensa multicanal es en la que se comparte información desde otros canales de la marca. Por ejemplo, una nota sobre un acto en la que las imágenes estén en una cuenta de Flickr o en un álbum de Facebook.

También podemos enviar una nota en la que la información se complemente con una página de la web. El objetivo de este tipo de notas es dar relevancia a los diferentes contenidos de la marca. Y recuerda que si incorporas la nota de prensa como un contenido en la web debes dotarla de botones para que pueda ser compartida en las redes sociales, como cualquier otro post.

Este post es un extracto de la sesión impartida por Salabre en una empresa para formar a los empleados en la producción y envíos de notas de prensa a los medios de comunicación. Si estás interesado en este servicio, no dudes en ponerte en contacto conmigo.

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